Pöytäkirja

Kylätalo Mietola

1. Läsnäolijoiden toteaminen ja kokouksen avaaminen

Avattiin kokous klo 19.11. Paikalla todettiin olevan Jenni Valtanen, Tuula Keskitalo, Sari Kantonen, Sari Salonen, Anna Jalkanen, Markus Ylis-Junttila. Marica Santanen saapui klo 19:15.

2. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Todettiin kokous laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

3. Edellisten kokousten pöytäkirjojen läpikäynti ja hyväksyminen

Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja.

4. Talkoot

Pohdittiin minigolf-kentän sijoitusta. Ulkopeliareenan töiden vuoksi ja koulun aloittajais -tapahtuman esiintymislavan sijoittumisen vuoksi se on aiemmalla paikallaan todennäköisesti tiellä. Muita mahdollisia sijoituksia pohdittiin, mutta ei löydetty hyvää ratkaisua; ruhokenttä ei huoltotöiden vuoksi käy, pitäisi olla asfalttia tai hiekkaa ja alueen sijaita hiukan näköpiirissä valvonnan alla. Beach-kentän verkkoa on kyselty. Vanha verkko on vielä käyttökelpoinen. Uuden vastaavan hankkiminen ehkä tässä kohtaa turhaa, jos Ravakasta saadaan rahoitusta kentän uusimiseksi. Pyritään laittamaan verkko paikalleen lähiaikoina, santaa voisi myös haravoida samalla. Anomus Ravakan puolesta käsittelyssä, kesäkuun aikana luulisi tulevan vastaus. Jos Ravakasta ei tule rahoitusta, hankitaan uusi kevyempi malli. Tällöin haetutetaan myös hiekkaa lisää. Ulkopeliareenan asennus tuleekin kentän toimittajan puolesta, joten kokoamistalkoita ei yhdistysten omasta puolesta tarvita.

5.Kylä-kirppis 9.6.

Teetettiin Avoimet kylät-teemalla 5 kpl kennokylttejä ja 5 kpl kartonkikylttejä. Kaksi vanhaa kylttiä saatiin lainaksi Kotiseutuyhdistykseltä. Kyltit maksoivat 50-70 e.

Päätös: Kyltit voidaan laskuttaa Kyläyhdistyksen tililtä. Anna toimittaa kuitin /laskun Tuulalle kun se tulee.

Kylttejä asennettu jo 2 kpl Kustavintien risteyksiin. Kartta kotipiha-kirppiksistä on piirretty ja se laitettiin Kylätalon info-taululle ja löytyy myös google-haulla netin kautta. Kartta on käsin piirretty, joten se on suuntaa antava vieraspaikkakuntalaiselle. Toinen paperinen kartta voidaan sijoittaa alemmas Willa Wanha Rosan parkkialueen myyntipaikkojen tuntumaan. Kylttejä jaetaan lauantaina osallistuviin etäpisteisiin. Mainostusta on ollut facebookin tapahtuman kautta. Ilmoitukset on lisäksi painettu Vakka-Suomen sanomissa tapahtumat-palstalla ja tapahtuma löytyy Mynämäen kunnan tapahtumakalenterista. Salosen puutarhalta saadaan todennäköisesti myös kesäkukkia myyntiin. Jos heiltä ei pääse ketään paikanpäälle, niin sijoitetaan kukkamyynti muiden kirppismyyjien pöytien yhteyteen ja rahastetaan paikalla olijoiden toimesta esim. vuoroissa. Kaivattulantien Navettakirppiksellä lisäksi pienimuotoinen navetta-kahvila klo 11-17 ja Willa Wanha Rosan kahvila auki. Savikulmalla myös kahvila auki. Kylätalo Mietolan ovi pidetään tapahtuman ajan auki, jotta kirppismyyjät voivat tarvittaessa poiketa wc:ssä. Myyjät saavat itse päättää miten pitkään pitävät myyntipistettään, joko klo 15 tai 17 asti tai asiakkaiden aktiivisuuden mukaan. Paikalle saa tuoda oman pöydän, myös Kylätalo Mietolan pihavarastosta löytyy pöytiä. Paikkamaksuja ei ole. Viisi etämyyntipistettä ilmoittautunut, lähin niistä ihan Kylätalo Mietolan tuntumassa.

6. Tavastila-Cup 7.7.

Lasten joukkueet saadaan koottua MMP:n torstain jalkapallokerhosta, tarvittaessa Mynpan vahvistuksin. Aikuisten joukkueita toistaiseksi vain yksi, partion joukkue, ilmoittautunut. Tapahtuma on jo luotu Mietoisten face-sivulle. Tapahtumaa ei ole vielä lähdetty markkinoimaan. Mainostaminen aloitetaan tehokkaammin vasta Kyläkirppiksen jälkeen. Viimeiset ilmoittautumiset aikuisjoukkueille laitetaan 26.6.mennessä. 3.7. klo 18 voitaisiin pitää palaveri järjestelyistä ja puffetin hankinnoista ja osallistujamääristä ja lyödä lukkoon peliohjelma. Perjantaina Tuula tekee puffet-hankinnat. Jos joukkueita tulisi enemmän kuin 4, tarvitaan kaksi kenttää. Sari K.  varmistaa kentän maalaukset ja ruohon leikkuut kunnasta. Sari K. hankkii uuden palkinnon yhdistyksen nimellä kaiverrettuna. Jenni lupasi muokata  printattavaa mainosta, 2 kpl tarvitaan A4 kokoisena Kylätalon ilmoitustaululle ja Kyläkaupalle. Puffi Vakka-Suomeen hyvä lähettää etukäteen. Anna hankkii palkinnot lapsille.

7. GDPR; arkistokartoitus, rekistereiden kartoitus ja tarve, tietosuojaselosteen määrittäminen, tietosuojakäytäntöjen määrittäminen

Jäsenrekisteriä ei yhdistyksellämme ole, kotiosoitteitakaan ei ole näin ollen kerätty. What’sApp -ryhmä on hallituksen sisällä suljettuna käytössä. Sähköpostilista on olemassa aktiivisille ja toiminnasta kiinnostuneille. Karsimme kokouksessa pois osoitteita, joissa ei ole ollut vastavuoroisuutta tai osallistumista viimeisen parin vuoden aikana. Lähetämme gdpr:n suhteen vielä infoviestin sähköpostilla jäljelle jääneille listalaisille.

8. Muut esille tulevat asiat

Stipendi on jaettu kevätjuhlassa. Positiivisena havaintona keskustelussa tuli esille, että Askaisiin avattu kauppa ja sen yhteydessä monipuolista palvelutarjontaa muutenkin. Kylätalolle on nyt hankittu uusi toimiva mustavalkoinen laser-tulostin. Tulostin toimii piuhan kanssa, siinä ei ole etälukulaitetta. Piuhat löytyvät tulostimen yhteydestä. Kopiopaperi on Kylätalolla vähissä.

9. Seuraavan kokouksen ajankohta ja kokouksen päättäminen

Seuraava kokous 3.7. klo 18. Päätettiin kokous klo 20:06.

 

Sari Kantonen, pj                 Anna Jalkanen, sihteeri