Hallituksen kokous 27.5.19 klo 19

Kylätalo Mietola

Esityslista

1.      Läsnäolijoiden toteaminen ja kokouksen avaaminen

2.      Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

3.      Edellisen kokouksen pöytäkirjan läpikäynti ja hyväksyminen.

4.      Ravakan jäsenyys

5.      Avoimet kylät Beach-kentän avaustapahtuma mainokset ja järjestely

6.      Tavastila Cupin mainostaminen

7.     Kustavintien jakajien ehostus

8.     Kirkonmäellä tapahtuma 18.8.

9.     Uusien tapahtumien ja toiminnan ideointi

10.   Muut esille tulevat asiat

11.   Seuraavan kokouksen ajankohta ja kokouksen päättäminen

 

Jenni Valtanen, puheenjohtaja            Anna Jalkanen, Sihteeri

Mainokset

Vuosikokous 25.4.2019

Pöytäkirja
Anttila, Kaivattulantie 84

  1. Läsnäolijoiden toteaminen ja kokouksen avaaminen

Paikalla todettiin olevan Sari Kantonen, Sari Salonen, Tuula Keskitalo, Markus Ylis-Junttila, Jenni Valtanen, Anna Jalkanen ja Hanna Hyvönen,

2. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi

3. Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, ääntenlaskija, sekä kaksi pöytäkirjantarkistajaa. Lisäksi päätetään pöytäkirjan tarkistuksen määrä-ajasta

Päätös: Markus Ylis-Junttila valittiin kokouksen puheenjohtajaksi, Anna Jalkanen sihteeriksi. Jenni Valtanen ja Tuula Keskitalo valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi.

4. Hyväksytään esityslista työjärjestykseksi

Hyväksyttiin esityslista työjärjestykseksi ilman muutoksia

5. Esitellään ja hyväksytään vuoden 2018 toimintakertomus, tilinpäätös, sekä toiminnantarkistajien lausunto

Markus luki ääneen vuosikertomuksen vuodelta 2018. Tuula kävi läpi tilinpäätöksen vuodelta 2018. Tuula luki myös toiminnan tarkastajien lausunnon ääneen.

Päätös: hyväksyttiin vuosikertomus, tilinpäätös ja toiminnantarkastajien lausunto

6. Myönnetään hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille vastuuvapaus

Päätös: Myönnettiin vastuuvelvollisille vastuuvapaus.

7. Esitellään ja vahvistetaan vuoden 2019 toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarviot, sekä jäsenmaksut

Markus luki ääneen v. 2019 toimintasuunnitelman. Tuula esitteli tulo-ja menoarvion.

Päätös: Hyväksyttiin toimintasuunnitelma ja tulo- ja menoarviot, päätettiin ettei yhdistys edelleenkään ota käyttöön jäsenmaksua.

8. Hallitus esittää vuosikokoukselle seuraavaa sääntömuutosta yhdistyksen sääntöihin pykälään 6;

”Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksen kahdeksi (2) kalenterivuodeksi kerrallaan valitsemat puheenjohtajat ja vähintään neljä (4) sekä enintään 10 muuta jäsentä. Hallituksen jäsenistä puolet on erovuoroisia vuosittain, ensimmäisenä (1.) vuotena erovuoroiset jäsenet ratkaistaan arvalla.”
siten että:
”Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksen yhdeksi (1) kalenterivuodeksi kerrallaan valitsema puheenjohtaja ja vähintään neljä (4) sekä enintään 10 muuta jäsentä. Hallitus valitsee haluamansa määrän varapuheenjohtajia. Hallituksen jäsenistä puolet on erovuoroisia vuosittain, ensimmäisenä (1.) vuotena erovuoroiset jäsenet ratkaistaan arvalla.”

Päätös: Hyväksyttiin sääntömuutos esityksen mukaisesti. Tehdään sääntömuutosilmoitus Patentti- ja rekisterihallitukseen samalla kun ilmoitetaan uudet yhdistyksen nimenkirjoittajat.

9. Yhdistyksen hallituksen valitseminen ja vahvistaminen

Nykyhallituksen jäsenet: Sari Kantonen (pj), Tuula Keskitalo, Markus Ylis-Junttila, Anna Jalkanen, Sari Salonen ja Jenni Valtanen.

Päätös: Valittiin hallituksen jäseniksi Hanna Hyvönen, Jussi Hyvönen, Markus Ylis-Junttila, Katja Saarinen, Tuula Keskitalo, Sari Salonen, Jenni Valtanen ja Anna Jalkanen.

10. Valitaan yhdistykselle puheenjohtaja
Varapuheenjohtajat, rahastonhoitajan ja sihteerin valitsee hallitus seuraavassa hallituksen kokouksessa

Päätös: Valittiin yhdistyksen puheenjohtajaksi Jenni Valtanen

11. Valitaan 2 toiminnantarkistajaa. Lisäksi päätetään toiminnantarkastajien kulukorvauksesta

Päätös: Valittiin toiminnantarkastajiksi Tuulan esityksen mukaisesti Kaarina ja Juhani Isaksson.

12. Päätetään puheenjohtajan, sihteerin, rahastonhoitajan ja muiden hallituksen jäsenten kulukorvauksista

Nykyinen käytäntö on että puheenjohtaja saa 180€ kulukorvauksen vuodelta, rahastonhoitaja ja sihteeri saavat enintään 50 euron kulukorvauksen vuoden ajalta. Muut hallituksen jäsenet eivät saa  kulukorvausta

Päätös: päätettiin että puheenjohtaja saa kuitteja vastaan enintään 180 € kulukorvauksen, rahastonhoitaja ja sihteeri saavat enintään 50 € kulukorvauksen vuoden ajalta. Muut hallituksen jäsenet eivät saa kulukorvausta.

13. Valitaan yhdistyksen edustajat ja varaedustajat muihin järjestöihin ja todetaan että hallitus voi tarvittaessa myöhemmin vaihtaa tai valita edustajia lisää

Päätös: Markus Ylis-Junttila ehdotti Sari Kantosta yhdistyksen edustajaksi kylien neuvottelukuntaan ja Sari Kantonen valittiin, Jenni Valtanen valittiin yhdistyksen puheenjohtajana Kylien neuvottelukunnan varaedustajaksi Sarin ollessa estynyt.

14. Ilmoitusasiat sekä mahdollisesti muut esille tulevat asiat

Ei ilmoitusasioita.

15. Kokouksen päättäminen

Päätettiin kokous klo 19:02.

Markus Ylis-Junttila, pj             Anna Jalkanen, sihteeri

Vuosikokous 25. 4.19 klo 18

Esityslista
Anttila, Kaivattulantie 84

  1. Läsnäolijoiden toteaminen ja kokouksen avaaminen
  2. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
  3. Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, ääntenlaskija, sekä kaksi pöytäkirjantarkistajaa. Lisäksi päätetään pöytäkirjan tarkistuksen määrä-ajasta
  4. Hyväksytään esityslista työjärjestykseksi
  5. Esitellään ja hyväksytään vuoden 2018 toimintakertomus, tilinpäätös, sekä toiminnantarkistajien lausunto
  6. Myönnetään hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille vastuuvapaus
  7. Esitellään ja vahvistetaan vuoden 2019 toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarviot, sekä jäsenmaksut
  8. Hallitus esittää vuosikokoukselle seuraavaa sääntömuutosta yhdistyksen sääntöihin pykälään 6;

”Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksen kahdeksi (2) kalenterivuodeksi kerrallaan valitsemat puheenjohtajat ja vähintään neljä (4) sekä enintään 10 muuta jäsentä. Hallituksen jäsenistä puolet on erovuoroisia vuosittain, enimmäisenä (1.) vuotena erovuoroiset jäsenet ratkaistaan arvalla.”
siten että:
”Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksen yhdeksi (1) kalenterivuodeksi kerrallaan valitsema puheenjohtaja ja vähintään neljä (4) sekä enintään 10 muuta jäsentä. Hallitus valitsee haluamansa määrän varapuheenjohtajia. Hallituksen jäsenistä puolet on erovuoroisia vuosittain, enimmäisenä (1.) vuotena erovuoroiset jäsenet ratkaistaan arvalla.”

9. Yhdistyksen hallituksen valitseminen ja vahvistaminen

Nykyhallituksen jäsenet: Sari Kantonen (pj), Marica Santanen, Tuula Keskitalo, Markus Ylis-Junttila, Anna Jalkanen, Sari Salonen ja Jenni Valtanen.

10. Valitaan yhdistykselle puheenjohtaja
Varapuheenjohtajat, rahastonhoitajan ja sihteerin valitsee hallitus seuraavassa hallituksen kokouksessa

11. Valitaan 2 toiminnantarkistajaa. Lisäksi päätetään toiminnantarkastajien kulukorvauksesta
12. Päätetään puheenjohtajan, sihteerin, rahastonhoitajan ja muiden hallituksen jäsenten palkkioista ja kulukorvauksista

Nykyinen käytäntö on että puheenjohtaja saa 180€ palkkion vuodelta, rahastonhoitaja ja sihteeri saavat enintään 50 euron kulukorvauksen vuoden ajalta. Muut hallituksen jäsenet eivät saa palkkiota tai kulukorvausta
13. Valitaan yhdistyksen edustajat ja varaedustajat muihin järjestöihin ja todetaan että hallitus voi tarvittaessa myöhemmin vaihtaa tai valita edustajia lisää
14. Ilmoitusasiat sekä mahdollisesti muut esille tulevat asiat
15. Kokouksen päättäminen

Sari Kantonen, pj Anna Jalkanen, sihteeri

Hallituksen kokous 25.4.2019 n. klo 19

Esityslista
Anttila, Kaivattulantie 84
1. Läsnäolijoiden toteaminen ja kokouksen avaaminen
2. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan läpikäynti ja hyväksyminen.
4. Todetaan vuosikokouksen valitsema hallitus ja valitaan yhdistykselle sihteeri, rahastonhoitaja, sekä varapuheenjohtajat
Yhdistyksen sihteerinä on toiminut v. 2018 Anna Jalkanen, rahastonhoitajana Tuula Keskitalo ja varapuheenjohtajana Marica Santanen

5. Talkoot
6. Avoimet kylät Beach-kentän avaustapahtuma
7. Tavastila Cupin mainostaminen
8. Muut esille tulevat asiat
9. Seuraavan kokouksen ajankohta ja kokouksen päättäminen

Sari Kantonen, puheenjohtaja Anna Jalkanen, Sihteeri

Hallituksen kokous 12.3.2019 klo 18

Asialista

Kylätalo Mietola

1 Läsnäolijoiden toteaminen ja kokouksen avaaminen

2 Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

3 Edellisten kokousten pöytäkirjojen läpikäynti ja hyväksyminen

4 Talviriehan koonti

5 Vuosikokouksen valmistelua: käydään läpi toimintakertomus- ja suunnitelmaluonnokset ja tilinpäätös.

6 Avoimet kylät-päivän Beach kenttä -tapahtuman suunnittelua

7 Yhdistyksen sähköpostin ja Kylätalon varauskalenterin käyttöönotto

8 Muut esille tulevat asiat

9 Seuraavan kokouksen ajankohta ja kokouksen päättäminen

Sari Kantonen, pj     Anna Jalkanen, sihteeri

Hallituksen kokous 14.2.2019 klo 18

Pöytäkirja

Kylätalo Mietola

1. Läsnäolijoiden toteaminen ja kokouksen avaaminen

Paikalla todettiin olevan Markus Ylis-Junttila, Tuula Keskitalo, Sari Salonen ja Anna Jalkanen. Avattiin kokous klo 18:20.

2. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Todettiin kokous laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

3. Kokouksen puheenjohtajan valinta

Valittiin kokouksen puheenjohtajaksi Markus Ylis-Junttila.

4. Edellisten kokousten pöytäkirjojen läpikäynti ja hyväksyminen

Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja.

4. Talviriehan suunnittelua

Talviriehan järjestämisessä on säävaraus. Munkkeja päätettiin paistaa Sari S. ja Annan toimesta 100 kpl yhteensä. Anna voi olla myymässä niitä tapahtumassa. Anna hakee pohjakassan Tuulalta edeltävänä perjantaina. Kaikki kolme termaria haetaan Kylätalon alakerrasta niinikään perjantaina. Näihin kahvi ja tee. Lämmin mehu tulee vanhempainyhdistyksen puffettiin. Mukien ja lusikkojen määrä tarkistettava. Anna ja Sari S. käyvät Pyheen kyläkaupassa pe yhdessä. Sari S. keittää kahvit. Sari S. kysyy Marican ja Jennin mahdollisuuksia osallistua tapahtumaan.

5. Rakenna ja sisusta – messukuulumiset

Sari K. :n terveisinä messut menivät hyvin ja Mynämäentonttikampanja vaikuttaa purevan. Tuula oli käynyt messuilla, Mynämäki oli erottunut standillään.

7. Vuosikokouksen valmistelua

Pidetään vielä yksi hallituksen kokous ennen vuosikokousta. Valmistellaan seuraavaan kokoukseen viime vuoden toimintakertomus, tilinpäätös ja toiminnantarkastajien lausunto. Tuula esitteli viime vuoden tilinpäätöksen.

Päätös: Esitellään vuoden 2018 tilinpäätös edelleen toiminnantarkastajille. Anna luonnostelee toimintakertomuksen seuraavaa kokousta varten ja käydään se yhdessä läpi ja tehdään tarvittavat korjaukset. Vuosikokouksen ajankohdaksi suunniteltiin alustavasti huhtikuun alkupuolta. Tätä ennen maaliskuun alkupuolella hallituksen valmisteleva kokous. Vuosikokousilmoitus pitää laittaa riittävän aikaisin Vakka-Suomen sanomiin. Seuraavaa kokousta varten valmistellaan myös toimintasuunnitelma ja talousarvio.

8. Muut esille tulevat asiat

Varauskalenteri integroituna omille sivuillemme vaatisi kotisivun muuttamisen maksulliseksi. Ilmaisena vaihtoehtona on luoda gmail-osoite yhdistyksellemme, jota kautta voitaisiin ylläpitää varauskalenteria google drivessä. Kalenteri jaettaisiin kunkin yhdistyksen yhteyshenkilöille nähtäväksi ja muokattavaksi varausten suhteen.

Tavastila- cupista ensimmäinen mainos olisi ajankohtaista tehdä. Markus ehdottu, että samaan mainokseen voisi luoda linkin google-pohjaiseen ilmoittautumisalustaan.

9. Seuraavan kokouksen ajankohta ja kokouksen päättäminen

Alustavasti sovittiin seuraava kokous pidettäväksi 12.3.19 klo 18 Kylätalolla. Päätettiin kokous klo 19:10.

Markus Ylis-Junttila, pj

Anna Jalkanen, sihteeri

Hallituksen kokous 17.1.2019

Kylätalo Mietola

Pöytäkirja

  1. Läsnäolijoiden toteaminen ja kokouksen avaaminen

Paikalla todettiin olevan Sari Kantonen, Sari Salonen, Anna Jalkanen, Tuula Keskitalo ja Jenni Valtanen.

2. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Todettiin kokous laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Avattiin kokous klo 18:17.

3. Edellisten kokousten pöytäkirjojen läpikäynti ja hyväksyminen

Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja.

4. Yhdistyksen 10-vuotissynttäreiden taltiointimateriaali

Tehdään juttu 10-v synttärijuhlista muutamalla kuvalla yhdistyksen sivuille ja jaetaan se Mietoisten facebook-sivulla.

5. Talkooanomushakemus 2019, kenttien jäädytys uutena

Sari laskee anomukseen aiempaa isommat tunnit vanhalta pohjalta. Uuteen hakemukseen lisätään luistelukentän jäädytys- ja  huoltotöitä.

6. Talvirieha

Talvirieha pidetään näillä näkymin 2.3. lauantaina Saarenrannassa riehan whatsapp-ryhmän keskustelun perusteella. Puffettia toivomme yhdistyksellemme yhdessä vanhempainyhdistyksen kanssa. Ehdotettiin, että jaetaan suolaiset ja makeat tuotteet. Ottaisimme itse mieluiten makeat tarjottavat, lisäksi oma pöytä ja oma vaihtokassa mukaan. Vaihtokassan voi hakea Tuulalta. Marica edustanee meitä tulevissa riehan suunnittelukokouksissa.

 

7. Vuoden aktiviteettien linjaus

Päätös: pidetään Tavastila cup tänä vuonna 13.7.19 Mietoisten kotiseutuviikon lauantaina. Ehdotettiin myös kunnostetun Beach kentän  avajaistapahtuma kesän alussa. Sopisi esim. 8.6. avoimet kylät päivänä. Säännöllistäkin lentopallo-ohjausta esim. lapsille pehmeällä pallolla olisi kiva saada järjestettyä. Ehdotetaan tätä paikalliselle lentopallojoukkue Dotsille.

8. Kylien neuvottelukunnan kuulumiset

Rakenna ja sisusta messuilla 8-10.2.19 ovat jälleen kyläyhdistysten edustajat mukana yhdessä kunnan edustajien kanssa Mynämäen standillä. Energiakävely on tulossa 7.5. pienkiinteistöyhdistyksen järjestämänä, sisältää mahdollisesti pientuulivoimaesittelyä. Laurin markkinoille ehdotettu kylien yhteistä kojua. V-S kylät edustajat olivat kokouksessa paikalla, vuoden teemana on kestävä kehitys.

Lauantaina 8.6.  tulossa avoimet kylät, ilmoittautuminen sinne huhtikuussa. Matkaillen kylillä hanke on loppusuoralla ja 29.1. Nousten asemalla pidetään kooste- ja päätöstilaisuus.

V-S-kylät yhdistysohjelman päivittäminen olisi ajankohtaista tänä vuonna. Jatkoon tarvittaisiin jokin kärkiteema ja jäsennetympi ja kansantajuisempi kokonaisuus. Ajankohtaisina aiheina voisivat olla mm. hyte, hinku, matkailu, luonto. Yhdistysohjelman päivitys sopisi myös kunnan ja kolmannen sektorin tulevan yhteiskokouksen aiheeksi.

Seuraava neuvottelukunnan kokous pidetään 19.3. Laajoella.

9. Muut esille tulevat asiat

Ravakassa jatkuu edelleen hankerahoitushaku yhden kuitin hankkeisiin (maks 1000 e). Laitamme mietintämyssyyn olisiko yhdistyksellä ajankohtaisesti jotain yleishyödyllistä hankittavaa, mihin pitäisi hakea tätä avustusta maaliskuun loppuun mennessä

Pohdittiin jälkeen sähköisen varausjärjestelmän käyttöön ottoa Kylätalon varaamiseksik eri yhdistysten kesken. Googlepohjainen varauskalenteri olisi mahdollista lisätä nettisivuillemme ja voitaisiin ottaa käyttöön. Jenni lupasi opastaa Annaa tässä.

 

 

10. Seuraavan kokouksen ajankohta ja kokouksen päättäminen

Pidetään seuraava kokous 14.2. klo 18. Päätettiin kokous klo 19:28.

 

Sari Kantonen, pj     Anna Jalkanen, sihteeri

Hallituksen kokous 30.10.2018 klo 18

Pöytäkirja

Kylätalo Mietola

  1. Läsnäolijoiden toteaminen ja kokouksen avaaminen

Paikalla Jenni Valtanen, Sari Salonen, Tuula Keskitalo, Markus Ylis-Junttila, Anna Jalkanen ja Sari Kantonen. Avattiin kokous klo 18:02.

2.      Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Todettiin kokous laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi

3.      Edellisten kokousten pöytäkirjojen läpikäynti ja hyväksyminen

Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja

4. Yhdistyksen 10-vuotissynttäreiden suunnittelu, paikka ja aika

Ajankohdaksi valittiin 7.12.18 perjantai alkaen klo 19. Paikkana Helwin virvoke. Tarjoiluksi ruokaisa salaatti /kylmä salaattibuffet ja kakkukahvit. Kutsutaan yhteistyötä tehneiden yhdistysten edustajat 1-2/yhdistys. Sarit tekevät kutsun wordillä ja lähetetään  se sähköpostilla yhdistysten puheenjohtajille. Kutsutaan kunnasta edustus, kutsu lähetetään kunnanjohtajalle. Ilmoittautumiset Annan sähköpostiin tai puhelimeen. Avecit oman yhdistyksen porukalle mukaan. Tarjoilua varataan n. 20 henkilölle. Esim. klo 21 jälkeen Helwin virvoke avautuu yleisölle, siihen saakka yksityistilaisuus. Sari K. sopii yksityiskohdista Helwin Virvokkeen kanssa.

5.Minigolf-kentän talkoot

Kannetaan Minigolf-radat suojaan torstaina 1.11.2018 klo 17:30 alkaen. Anna tuo kärryt.

6. Muut esille tulevat asiat

 Yhdistyksen lahjoituksena saadut tuolit nyt kylätalon varastossa, Tuoleja 48 kpl, 3 m pöydät 6 kpl. Vuokrataan jatkossa esim. pöytä+10 tuolia 20 e /viikonloppu. Myös pelkät tuolit on mahdollista vuokrata samaan hintaan.

7. Seuraavan kokouksen ajankohta ja kokouksen päättäminen

Seuraava kokous 17.1.2019  Kylätalo Mietolassa klo 18. Päätettiin kokous klo 18:43.

 

Sari Kantonen, pj            Anna Jalkanen, sihteeri