PÖYTÄKIRJA

Paikka: Yhteisötila Tuuki, Vehmaantie 111, Mynämäki
Läsnä: Markus Ylis-Junttila     pj
               Katja Saarinen
               Hanna Hyvönen
               Minna Vehmanen
               Sari Salonen              kokouksen sihteeri
1. Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen
Markus avasi kokouksen klo 18.29 ja todettiin läsnäolijat.

2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Todettiin kokouskutsu ajoissa saaduksi ja kokous päätösvaltaiseksi.

3. Asialistan hyväksyminen
Hyväksyttiin asialista.

4. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja.

5. Helatorstain tapahtuma
Hanna esitteli tapahtuman suunnieltua ohjelmaa ja kertoi missä vaiheessa osallistujia on saatu mukaan tapahtumaan. Päätimme, että teetetään osallistujille rastikartta, jonka osallistujat saavat pitää. Toinen jaettava paperi on slogan ehdotuksille. Tämä palautettaisiin sitten rastitehtävien jälkeen lähtöpisteeseen. Hanna lupasi hoitaa nämä tapahtumaan. Tuunaamon, Marttojen ja VPK osallistuminen selvitetään. Katja ja Sari selvittävät nämä tiedot.

6. Slogan
Emme saaneet nyt omaa slogan ehdotusta vielä vireille eli kehittely jatkuu.

7. Teltta
Markus esitteli saamaansa kahta tarjousta aivan samankaltaisista teltoista. Koko 4 x 4 m ja joissa runko, katto, 2 umpiseinää, ikkunaseinä ja oviseinä. Väri sininen ja painatus sisältyy hintaan.
Tarjoukset oli saatu: Tuulihaukkateltat Oy ja Grillikeskus (Teltat.fi)
Päätimme valita halvemman tarjouksen jättäneen Tuulihaukkateltat Oy:n sillä heidän telttaansa kuului myös kantokassi, mitä pidimme tärkeänä teltan säilyttämisen kannalta. Markus on yhteydessä yritykseen.

8. Stipendi
Päätimme myös tänä vuonna jakaa stipendin Tavastilan koulun 6-luokkalaiselle, joka on osoittanut edistystä kielten opiskelussa.  Yhdistyksen sihteeriä pyydämme hankkimaan ja toimittamaan stipendin koululle.

9. Tavastila cup
Hanna ehdotti että Tavastila cup:iin tehtäisiin tänä vuonna kaksi sarjaa:
1. sarja jo enemmän jalkapalloa harrastaneille ja
2. sarja muille pelaajille
Keskusteltiin aiheesta ja todettiin hyväksi ideaksi. Maksimissaan 8 joukkuetta otamme mukaan myös tänä vuonna ja ilmoittautumisen yhteydessä joukkueet kertovat kumpaan sarjaan ovat ilmoittautumassa.

10. Yhdistyskysely
Keskustelimme yhdessä, täytimme ja lähetimme kunnalta saadun yhdistyskyselyn. Sari kertoi Annalta saadut kommentit ja nämä huomioitiin myös vastausta jätettäessä.

11. Muut esille tulevat asiat

1. Markus esitti saamansa kutsun Mietoistenlahden yhteistyöryhmän uudelleen aktivoimiseksi. Kokous on Saaren Kartanossa ke 10.4. klo 10. Sari on mahdollisesti osallistumassa.

2. Markus hoitanut pankin kanssa tilinkäyttövaltuutusasian, johon hallituksen jäsenet antoivat myös omat henkilötietonsa. Samalla pankista oli tarjouduttu tulemaan kokoukseemme kertomaan meitä kiinnostavasta aiheesta. Jätämme tämän mietintään nyt toistaiseksi vielä.

3. Sari ilmoitti lentopalloverkko-asiaa ja totesimme että vapun tienoilla, helatorstai -palaverin yhteydessä voisimme laittaa myös lentopalloverkko paikalleen yhdessä talkoillen.

4. Sarin ehdottama yhdistyksen kokouskäytännön keventäminen ja samalla pöytäkirjojen väheneminen jäi myös myöhempään harkintaan. Jatkossa voisimme pitää kokoontumisia entiseen tapaan ja täyttää niistä esimerkiksi muistiota. Päätöksiä tehtäessä edelleen pöytäkirjat.

12. Seuraavan kokouksen ajankohta, käsiteltävät asiat ja kokouksen päättäminen
Seuraava kokoontuminen talkoot rantalentiskentällä ti 23.4. klo 17.30 ja samalla käsiteltävä asia on Helatorstain tapahtuma. Seuraava varsinainen kokous 10.6. Klo 18.
Markus päätti kokouksen klo 20.14

Markus Ylis-Junttila, pj. Sari Salonen, sihteeri

1. Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen

Avattiin kokous klo 18:44. Paikalla todettiin olevan Sari Salonen, Hanna Hyvönen, Minna Vehmanen, Markus Ylis-Junttila, Markus Niemistö ja Anna Jalkanen

2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

 Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi

3. Asialistan hyväksyminen

Hyväksyttiin asialista asioiden käsittelyjärjestykseksi

 

4.Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen

Hyväksytään pöytäkirja

 

5. Talvirieha 9.3.2024

Vallitseva ja ennustettu säätyyppi haastaa tapahtuman järjestämisen.

Joudumme peruuttamaan suunnitellun talviriehan, tiedotetaan asiasta muille yhdistyksille

 

6. Talviriehan korvaavan tapahtuman ideointi

Päätettiin järjestää seikkailuhenkinen tapahtuma huhti-toukokuussa tai esim. helatorstaina 9.5. Perhekunnittain tehtävärastien kiertämistä tai muuta. Kysytään muilta yhdistyksiltä halukkuutta osallistua tapahtumaan rastien järjestämisen ym. sisällön muodossa.

 

7. Tavastila Cup 2024 ajankohta

Päätetään jalkapallon Tavastila Cupin järjestämisajankohdaksi la 6.7. Mietoisten kulttuuriviikolla. Keskusteltiin alustavasta konseptimuutoksesta joukkueiden jaosta tason mukaan kahteen eri sarjaan

 

8. Meidän Mynämäki lehden mahdollinen materiaali

Laaditaan lyhyt tiedote koskien tiedossa olevia tapahtumia, materiaali on toimitettava 27.3. mennessä. Ilmoitukseen Tavastila cupin ajankohta ja ilmoittautuminen 15.4.24 alkaen. Hanna tekee mainoksen. Myös seikkailuhenkisestä perhetapahtumasta voisi laatia julkaisuun ilmoituksen, jos tapahtuma lähtee muodostumaan ennen materiaalin viimeistä ilmoituspäivää.

 

9. Kylätuotteen tilanne

Jatkettiin kylätuotteen ideointia. Slogan -kisaa ehdotettiin osaksi helatorstain tapahtumaa. Esimerkiksi kirjaimista muodostuvat kuvaavat adjektiivit. T-paita- ja huppari-hinta-arviota pyydetty painatuksella.

 

10. Telttahankinta

Päätettiin, että sihteeri ja puheenjohtaja hankkivat tarjoukset yhdistyksen ns. Pop-Up teltasta. 4x4m sininen, painatuksena yhdistyksen nimi ja logo

 

11. Kylien neuvottelukunnan kokous 7.3.

Kokousedustajaksi kokouksiin on valittu Vpj. Sari Salonen ja varaedustajaksi puheenjohtaja.

Evästettiin Sari kokousta varten.

 

12. Kevään talkoo-aikataulu

Siirrettiin kevään talkoiden suunnittelu seuraavaan kokoukseen

 

13. Kokousaikataulun runko 2024

Päätetään hallituksen alustaviksi kokouspäiviksi

3.4, 10.6, 8.8, 5.9, 3.10, 7.11 ja 12.12.

Kokoukset alkavat 18.30 ja niitä voidaan tarvittaessa perua, siirtää, tai järjestää lisää.

 

 

14. Muut esille tulevat asiat

 Osallistuvan budjetoinnin ideoita otetaan vastaan maaliskuun loppuun saakka. Sopivia projekteja pohdittiin.

 

15. Seuraavan kokouksen päivä ja alustavat asiat
3.4. klo 18:30, aiheena helatorstain tapahtuma, slogan, teltta, stipendi ja Tavastila cup.


Markus Ylis-Junttila, puheenjohtaja
Anna Jalkanen, sihteeri